I vår serie, Fremtidens teambygging, med presentasjoner av bidragene fra SPGR konferansen 2019 har vi kommet til bloggpost 3.
Denne uken er det Haakon Thue Lie fra IØT/NTNU som skriver fra sin forsking presentert somg “High-value innovations, psychological contracts and the risks of trade disclosure – SPGR based tools in trade sectret management”.
Hemmelighold er viktig i innovasjonsprosesser. Hemmeligheter som har kommersiell verdi kalles en forretningshemmelighet. Slike hemmeligheter er så viktige at Norge holder på å få en egen lov basert på EU’s direktiv om forretningshemmeligheter. USA har innført føderale lover som skal beskytte forretningshemmeligheter bedre. Det er forsket mye på hvilke mekanismer bedrifter ser på som viktige for å beholde kontrollen over innovasjoner. Alle resultatene peker på at hemmelighold er viktigere enn patenter, varemerker og opphavsrett.
Det er et paradoks knyttet til hemmelighold og innovasjon: Forretningshemmeligheter bidrar til at kunnskap deles. Når bedrifter lisensierer teknologi til hverandre, og hemmelighold er kontrollmekanismen, så flyttes kunnskap selv om den er hemmelig. Patenter bidrar også til at kunnskap spres, fordi patenter offentliggjøres og kan leses av alle. Forretningshemmeligheter er selvsagt helt avhengig av at de holdes hemmelig av dem som kjenner hemmelighetene. Her er lovverket til liten hjelp. Patenter, opphavsrett og varemerker er juridiske konstruksjoner, som har verdi på grunn av lovene. Hemmeligheter er dypt menneskelig, noe vi alle har og forstår. For hemmeligheter er lovverket bare et ris bak speilet i tilfelle noe går galt, og hemmeligheten røpes med forsett eller uaktsomt.
Siden forskning og utvikling stort sett skjer i grupper, og kanskje med deltakere fra ulike organisasjoner, så blir gruppens evne til å holde på en hemmelighet viktig. Et naivt og godt spørsmål er: «Hvorfor er det så vanskelig, kan ikke bare de som kjenner hemmeligheten la være å fortelle den?». Problemet er at gruppen er under press for å fortelle: Det er alt fra det menneskelige i å komme hjem og fortelle familien hva som skjedde på jobben, til systematisk og langvarig utspørring fra kolleger i samme eller konkurrerende firma. For forskere er det et press på å publisere vitenskapelig. For en som bytter arbeidsgiver er det et stort dilemma om den nye arbeidsgiveren er i ferd med å bruke millioner av kroner på å prøve ut noe som ikke vil virke, eller som er patentsøkt av den forrige arbeidsgiveren. Det menneskelige svaret er at vi alle i slike situasjoner tøyer reglene bedriften har, eller de etiske normene vi selv har, så langt vi kan, for å tilfredsstille så mange parter som mulig. Hemmelighold i innovasjonsarbeid er derfor et lederansvar, en evne som kan utvikles i organisasjonen, og ikke bare en avtale.
Når prosjekter startes, eller noen ansettes, så lages det ofte avtaler om hemmelighold. De fleste har uspesifiserte ansettelsesavtaler som sier noe om hemmelighold. Hvis et prosjekt startes med en ekstern part, lages det ofte en avtale om konfidensialitet, en «Non-Disclosure Agreement, NDA». Mange bedrifter er fornøyd med det, og tenker at det juridiske er i orden og alt er bra. Utfordringen er at disse avtalene dekker det generelle og hva som kan skje om noe går galt, men de bidrar ikke til at individ eller gruppe holder på en hemmelighet.
I et langvarig prosjekt vil det utvikles psykologiske kontrakter, og disse kan omfatte hvordan forretningshemmeligheter skal behandles. De psykologiske kontraktene kan være vertikale mellom medarbeider og ledelse, men også horisontale, internt i en prosjektgruppe.
For en leder som ønsker å trene en gruppe i å bli bedre på hemmelighold, så kan SPGR være et nyttig verktøy. Gruppefunksjonene i SPGR, kontroll, avhengighet, omsorg og opposisjon samsvarer godt med viktige funksjoner for å sikre og utvikle evnen til å holde på hemmeligheter:
Omsorg: Det er vanskelig å holde på en hemmelighet. Noe viktig skal skjules for venner, familie og kolleger. Det at andre i gruppen har det på samme måte, står sammen om oppgaven og kan dele erfaringer er god hjelp.
Avhengighet: Organisasjonene vil ha regler som skal følges. Lojalitet er essensielt for å holde på hemmeligheter.
Kontroll: Struktur og formalisme er viktige for hemmelighold. Det må være oversikter, kommunikasjon må sikres og det er juridiske krav som er viktig i tilfelle noe går galt.
Opposisjon: Kritisk adferd er viktig for å holde på hemmeligheter, fordi rammen for hemmeligholdet vil utfordres konstant.
Deling av kunnskap i form av forretningshemmeligheter krever at alle som kjenner hemmeligheter tar ledelse av hemmelighold på alvor. Det er trolig at grupper som arbeider med innovasjon kan bedre evnen til å holde på hemmeligheter. Ledere som har ansvar for hemmelighold bør kjenne til hvordan psykologiske kontrakter utvikles. SPGR er et eksempel på verktøy som kan brukes for å trene gruppen til å håndtere de kjente situasjonene, og til å mestre nye og ukjente forhold som gjør at hemmeligheten kan komme ut. Innovasjonsarbeid har gjerne mange overraskelser på lur: En godt utviklet prosjektgruppe som håndterer og mestrer hemmelighold er et klart konkurransefortrinn.
Utvalgte referanser (artikler):
Costas, J. and C. Grey (2014). “Bringing Secrecy into the Open: Towards a Theorization of the Social Processes of Organizational Secrecy.” Organization Studies 35(10): 1423-1447.
Hannah, D. R. and K. Robertson (2015). “Why and how do employees break and bend confidential information protection rules?” Journal of Management Studies 52(3): 381-413.
Robertson, K. M., et al. (2015). “The secret to protecting trade secrets: How to create positive secrecy climates in organizations.” Business Horizons 58(6): 669-677.
Sjøvold, E. (2007). Systematizing Person-Group Relations (SPGR) A Field Theory of Social Interaction. Small Group Research, 38(5), 615-635
Sverdrup, T. E. and V. Schei (2015). ““Cut Me Some Slack”:The Psychological Contracts as a Foundation for Understanding Team Charters.” The Journal of Applied Behavioral Science 51(4): 451-478.
Utvalgte referanser (bøker):
Grey, C. and J. Costas (2016). Secrecy at work: The hidden architecture of organizational life, Stanford University Press.
Bok, S. (1989). Secrets: On the ethics of concealment and revelation, Vintage.
Pooley, J. (2015). SECRETS: Managing Information Assets in the Age of Cyberespionage, Verus Press.
Høring om ny lov: