Skrevet av professor Endre Sjøvold, NTNU
Den oppmerksomhet som ble gitt digital transformasjon før vi ble overveldet av covid-19 pandemien har blitt tonet ned i media, men har egentlig fått en kick-start nettopp på grunn av pandemien. På universitetene foregår all undervisning og veiledning via digitale plattformer, og det samme gjelder samhandling ellers i arbeidslivet. Hjemmekontor har blitt vanlig og det er lite sannsynlig at vi kommer til å gå helt tilbake til gamle måter å jobbe på.
Er digital samhandling effektivt?
Nærmest over natten er vi tunget til å ta i bruk digitale samarbeidsplattformer i alle deler av næringslivet, undervisning, og forskning og det har gått imponerende fort. Det er dog delte meninger om hvor effektivt digital samhandling er. Både vår og andres forskning viser at det er betydelige begrensninger straks oppgavene blir komplekse og uoversiktlige, mens i strukturerte situasjoner med utvetydige oppgaver ser det ut til at det er mer effektivt å samarbeide digitalt enn ansikt til ansikt. Siden svært mye av vår møtevirksomhet dreier seg om strukturerte oppgaver, som å dele informasjon og fastlegge status, har mange fått øynene opp for hvor effektive digitale samarbeidsformer kan være i disse sammenhengene. Med den oppmerksomhet klimaendringene har i dag, sees det også som en omdømmefordel å kunne vise til redusert reisevirksomhet. Når ting engang normaliserer seg, blir vi kanskje litt mer selektive på hvilke møter vi velger å delta på og hvor mye vi gidder å reise.
Team, økt kompleksitet, teambygging og vinnere
Den «ufrivillige» digitaliseringer som nå opplever, skjer parallelt med at næringsliv og offentlig sektor blir mer kunnskapsdrevet og at kompleksiteten i daglige operasjoner øker. Dette tilsier at teamarbeid kommer til å få større betydning fremover og at oppgavene som skal løses blir mer komplisert. Som vi allerede ser i dag vil dette føre til at de organisasjonene som greier å skape de mest effektive og mest innovative teamene blir vinnerne. Kombinasjonen av økt behov for teamarbeid og digitalisering, vil uunngåelig få konsekvenser for hvordan vi bygger team. Tradisjonell teambygging hvor isolerte grupper samles utenfor jobben og «lærer hverandre å kjenne», vil forsvinne og erstattes av mer «on the job training». Dette i tråd med slik teambygging defineres i SPGR metodologi:
Teambygging er langsiktig, målrettet og systematisk arbeid i den kontekst og med de oppgaver teamet skal prestere og har til hensikt å øke teamets ytelse.
Vi kommer til å få et betydelig mer modent forhold til hvordan team fungerer er og et mer valid datagrunnlag for å systematisk kunne øke teamets prestasjon.
Mer data og kraftigere algoritmer
Digitalisering fører til at vi får mer data, kraftigere algoritmer for å analysere disse dataene og dermed mer kunnskap om hva som egentlig virker og ikke. Vi ser allerede at den tradisjonelle «teambyggingen» hvor sterke opplevelser utenfor arbeidskonteksten og med stor vekt på å bli kjent gjennom å ha det hyggelig, er på vei ut. Bedrifter ønsker resultater av sine investeringer, så også for det de investerer i teambygging og lignende aktiviteter. Bevisstheten om at det er stor forskjell i måten effektive team fungerer og at dette avhenger av type krav teamet skal mestre, er økene. Teambygging blir i enda større grad skreddersøm og vil bli betydelig mer datadrevet og støttet av digitale verktøy.
Hvilken type data blir sentrale. En deja vu
I smågruppeforskningens gullalder, tiden etter andre verdenskrig og til slutten av syttitallet, var det ulike former for systematisk observasjon av grupper som var rådende. Godt trente observatører kartla hver eneste transaksjon, enten verbal eller non-verbal, kategoriserte den og laget analyser av forløpet i gruppens dynamikk over observasjonsperioden. Målet var å finne ut hva som skjedde mellom gruppemedlemmene og hvordan de endret sin adferd i ulike konstellasjoner av grupper og situasjoner. Det er ingen overdrivelse å si at det som er av substans i vår kunnskap om hvordan team fungerer i dag, er skapt i denne perioden.
Siden 80-tallet da spørreskjemametodikk ble vanlig i studiet og konsultering av team, har observasjon av interaksjon vært en lite brukt teknikk. Det nitidige arbeidet med å observere og registrere hver eneste nonverbale og verbale transaksjon, for deretter å sitte i timevis og analysere dataene, ble for lite effektivt når man tilsynelatende kunne få samme informasjon å spørre medlemmene direkte.
Observasjon og selvrapportering
I prinsippet finnes det ingen snarvei for å forstå og dermed være skikket til å utvikle grupper uten å observere måten gruppens relasjoner fungerer og opprettholdes. Egenvurdering fra medlemmene i klartekst, sier bare noe om den forståelse de har av gruppen og situasjon. Denne oppfatningen kan være svært forskjellig fra hvordan gruppen reelt sett fungerer. For eksempel er det overveiende slik at grupper som fungerer dårligst er mest overbevist om sin egen fortreffelighet. Dette fenomenet er beskrevet ved begrepet «gruppetenking».
Ting må skje raskt
Digitalisering medfører økte krav til at ting skal skje raskt. Dette vil selvsagt også gjelder når grupper settes sammen og skal utvikles til velfungerende team. Paradokset i dette er at utvikling av relasjoner mellom mennesker, som er kjernen i teambygging, skjer ikke raskt. Det krever at medlemmenes bevissthet om de mekanismer som styrer atferden de viser seg imellom øker.
Nå viser det seg at økt tilgang til og økt kapasitet i digitale løsninger, også gir mulighet for en raskere og mer effektiv datainnsamling av interaksjons data og en mer pålitelig analyse av disse. Dette innebærer at vi kan unngå kjappe og virkningsløse tilnærminger båret frem av argumentet «vi ikke har tid til tunge analyser og prosesser». Ny sensorteknologi kombinert med kunstig intelligens, vill gjøre det mulig observere interaksjon i sanntid og straks få analysene uten en trent menneskelig observatør.
Prosjektet operativ ledelse
I prosjektet operativ ledelse har vi studert hvordan sensorteknologi kan anvendes for automatisert måling av gruppedynamikk i over åtte år. Det har vært en tøff reise fra en optimistisk start via en rekke både tekniske og teoretiske motbakker, men nå ser vi lyset i tunellen.
Problemene har både vært at mengden innsamlede data har vært stor for slik at prosesseringen ble for ressurskrevende og at de sensorene som har vært tilgjengelige ikke var nøyaktige nok. For å måle kortere teaminteraksjoner, som for eksempel et møte, er det nødvendig med en større oppløsning og nøyaktigere klokking en det som har vært tilgjengelig.
Dette kommer tydelig frem når man ser på vitenskapelig publisering om team og bruk av sensor teknologi. De studiene som er publisert er så å si uten unntak, basert på data som er samlet over uker og måneder og de fleste har et intergruppe perspektiv. Selv om en lett får et annet inntrykk ut fra sammendrag (abstract) og introduksjon, viser en gjennomgang av metode og datagrunnlag at dette er tilfelle. I tillegg er det vanskelig å finne studier som kobler gruppeteori til de mønstre teknologene finner i sine stordata analyser. For det er enda slik at studier av sensorteknologi i team alt overveiende utføres av teknologer.
Målet for prosjektet operativ ledelse er å koble det vi kan trekke ut av sensordata med den solide kunnskapen vi har om interaksjon i team og lage praktisk nyttige systemer for å hjelpe team i sin utvikling. Uten å kunne vise til en slik sammenheng, vil observasjon basert på digital innhenting av data være meningsløs og ha liten praktisk betydning.
Vi begynner å få den tekniske kvaliteten på sensorene på plass og er i gang med å justere algoritmene for å kunne få meningsfulle (i tråd med teori) analyser. Vi har kommet så langt at vi har systemer som vil være nyttig i praktisk teambygging selv om vi det er et godt igjen før vi har et analysebatteri som finnes for eksempel for SPGR.
SPGR (Systematisere Person-Gruppe Relasjonen)
SPGR er en metode for å analysere teaminteraksjoner basert på observasjonsdata. For innsamling av observasjonsdata er det utviklet dataprogram for å støtte en menneskelig observatør i jobben med å kategorisere transaksjoner og et standardisert spørreskjema for måling av adferd.
Prinsippet bak spørreskjemaet er at observasjonen av adferd medlemmene i mellom overlates til medlemmene i gruppen som vurderer i hvor stor grad en selv og de andre viser ulik type atferd når gruppen samspiller. Dette instrumentet er utviklet og brukt i over 40 år og bygger i dag på en normbase på nær en million teamvurderinger. Dette betydelige materialet er utgangspunkt for det arbeidet vi nå gjør med å knytte data fra sensorteknologi med etablert teori.
Men selv om vi nå begynner å få fart på utviklingen og allerede har praktisk anvendelige løsninger, er det et godt stykke igjen før vi kan si at vi har nådd de målene vi satte oss for åtte år siden. Selv om en rekke av de algoritmene som generer SPGR-analysene er utgangspunkt for analysene har vi ikke greid a validere automatisk innsamling for alle. I tillegg er målet å utvikle flere og mer intelligente algoritmer enn det som er mulig å lage i dag.
I den sammenheng er det svært gledelig at vi er del av et SFI (Senter for forskningsdrevet Innovasjon) som NTNU nettopp har fått tildelt.
I høst vil arbeidet med å sluttføre samarbeidsavtaler med næringslivspartnere og andre deler av akademia og være i full drift over nyttår. SFIen har fått navnet NorwAI (Norwegian Research Center for AI Innovation) og vil være en betydelig faktor for å fremme langsiktig samarbeid mellom næringsliv og forskning innen innovasjon.
Hensikten med å etablere et SFI er å sikre at fremstående forskningsmiljøer skal samarbeide med forskningsaktive bedrifter om å utvikle kompetanse og teknologi. Vår del av SFIen er å se på de organisatoriske og relasjonelle effektene kunstig intelligens kan ha, og hvilke muligheter som ligger for mer effektiv organisering og sikrere bruk av intelligent teknologi. I dette ligger forskning på forhold som påvirker implementering og gevinst ved bruk av ny teknologi, men også hvordan relasjoner kan måles, analyseres samt gi nyttige verktøy til å støtte utviklingsprosesser.
Vellykket endring og omstilling fordrer at relasjonene i de involverte teamene fungerer og fiaskoene skyldes det motsatte. Det har derfor stor verdi i å ha effektive måter å bygge team. Vi skal gi deg som leser av bloggen innblikk i vår egen og andres forskning på dette området samt de praktiske implikasjoner vi tror dette får. Og vi skal ikke minst vil vi vise hva som faktisk er tilgjengelig for de som ønsker å møte fremtiden allerede nå.