I denne ukens innlegg skal jeg ta utgangspunkt i ti sentrale tema som du hå ta hensyn til for vellykket teambygging. Disse temaene er så sentrale at jeg har kalt dem prinsipper.
Det du må gjøre er å:
- definere en felles Intensjonsforståelse
- vurdere hvilke krav, muligheter og begrensninger som ligger i teamets kontekst
- sikre at teamsammensetningen (kompetanse, erfaring og kontakter) er optimal
- sørge for en best mulig Oppstart og oppfølging (K2) av teamet
- identifisere og ungå mulige fallgruver
- velge den mest funksjonelle teamledelse
- ha full oppmerksomhet på teamprosessen
- identifisere så tidlig eventuell polarisering og uheldig gruppedynamikk
- legge til rette for lik innflytelse og likeverdige bidrag
- være oppmerksom og ta tak i ulik sosial situasjonsforståelse
Jeg har brukt begrepet «prinsipper» for disse ti temaene siden det er godt begrunnet både i forskning og i praksis at de til sammen er man må være bevisst for at team skal fungere optimalt. Hva som ligger i disse prinsippene, hva vi skal se etter og hvordan vi bør oppfylle dem i praksis, er tema for de neste ti ukene. Her skal jeg gi en kort beskrivelse av hva hver av disse «prinsippene» innebærer og litt overordnet om formålsnivå, teambygging, ledelse og kontekst.
I Blogpost #2 i denne serien definerte jeg team som
tre eller flere personer som har et felles mål og samhandler for å nå dette målet.
Videre i Blogpost #3 vektla jeg det å forstå gruppeprosessen som fundamental for å utvikle team og introduserte begrepet formålsnivå for å beskrive ulike typer gruppeprosesser. Begrepet formålsnivå viser til at hva som er den beste måte å samhandle på avhenger av teamets formål; oppgaver og kontekst. Dess mer kompleksitet jo høyere formålsnivå; mer avasert samhandling. Jo mer forutsigbarhet dess lavere formålsnivå er nødvendig; rolledelt.
Det er under denne overbygningen de ti prinsippene får gyldighet og som jeg vil bruke litt plass på nedenfor. En oppsummering og tildels utdyping av gruppeprosessens (gruppedynamikkens) betydning i effektive og prestasjonsteam, kan du se i videoen Hva er prestasjonsteam.
Formålsnivå
Nobelprisvinneren Kahneman beskrev i sin bok «Thinking, Fast and Slow» hvordan hjernen reagerer i ulike situasjoner og kaller ytterpunktene for «system 1» og «system 2». System 1 er en instinktiv reaksjon eller innlærte reflekser som sitter i ryggmargen. Vi ser en trussel og reagerer umiddelbart. System 2 representerer handling som er basert på en bevisst vurdering av situasjonen. System er raskt («Fast»), mens system 2 er tregere («Slow»), men kan gi en bedre beslutning i en kompleks situasjon.
For å trekke paralleller fra siste ukes Blogpost, kan vi se System 1 som en analogi til det hypereffektive rutine, prosedyre og rollestyrte teamet. Strukturen og drillen overtar en god del av det som samhandlingen mellom medlemmene i teamet må ta stilling til når teamet har en synergidynamikk. Synergidynamikken er analogen til Kahnemans System 2 og er kjernen i det vi kalte prestasjonsteam og motsatsen til det automatiserte rolledelte teamet.
Det er verdt å merke av sammenligningen med System 1 og System 2 atferd er kun en analogi, men jeg synes ideen illustrerer godt ytterlighetene i formålsnivå. Så er det viktig å minne om at det er et stort spekter av ulik type dynamikk mellom disse ytterpunktene.
Teambygging, teamtrening og teamutviklingen
Det er også verdt å minne om hvordan formålsnivå henger sammen med teambygging.
Teambygging er å øke teamets effektivitet eller prestasjon, men det er stor forskjell på å øke effektiviteten i et prosedyrestyrt team (system 1), og et prestasjonsteam (system 2). For system 1 er innøving av effektive prosedyrer primært, mens for system 2, er bevissthet om samhandlingen mellom medlemmene det primære. Det er derfor nytttig å dele teambygging opp i to kategorier:
Teamtrening (system 1): Vi øker teamets effektivitet ved å perfeksjonere prosedyrene og drille dem til de automatiseres
Teamutvikling (system 2): Vi øker teamets prestasjonsevne ved å øke teammedlemmenes bevissthet om egen samhandlingen og effekten av verbale og nonverbale signaler.
Teamledelse
Min erfaring fra flere ti-år med team på alle nivå og sammenhenger, er at gode ledere er de som er bevisst sin egen atferds virkning på andre, og andres atferds virkning på en selv. Og det er nettopp å hjelpe alle medlemmene i teamet til den samme bevissthet som er målet med teamutvikling.
En viktig forskjell på effektive, rollebaserte team og prestasjonsteam er at i rollebaserte team har ledere en betydelig rolle i å Lede, mens i prestasjonsteam er alle medlemmene i stand til å utøve de ulike lederfunksjonene. Det er med andre ord ikke mindre ledelse i et selvstyrt prestasjonsteam, kanskje tvert om.
Kontekst, team og ledelse
I denne sammenhengen er det også viktig å minne om at organisasjonen, med sin teknologi og belønningsstrukturer, også er en sentral del av teamets ledelse. Enhver demokratisk orientert leder av kjøtt og blod vil tape kampen mot en toppstyrt hierarki av regler og belønningskriterier. Vi mennesker gjør det som «jeg» belønnes for å gjøre, og ikke fine ord.
En illustrasjon på dette er fra våre studier av agile team som softwareutviklere som bruker agile metoder (for eksempel Scrum). Styrken bak agil teamorganisering er en tett interaksjon mellom utviklere og de som skal ha løsningen. Møtene mellom partene (sprinten) preges av åpen ideutvikling hvor alle slipper til med sine synspunkter og ekspertise, og hvor lederen fasiliterer prosessen. Slik fungerer det ikke alltid i praksis. Det vi ser er at i toppstyrt hieraktiske organisasjoner hvor detalj oppfølging av enkeltpersoner er normalen, er suksessraten for agile team signifikant lavere enn i flate organisasjon med desentral myndighet.
De ti prinsippene – kort fortalt
Formålsnivå, teambygging, ledelse og kontekst er med andre ord gjensidig avhengige variable og det er det jeg vil utdype i de ti prinsippene
1. Intensjonsforståelse
Intensjonen er noe mer enn det vi kaller visjon, mission eller mål. Intensjonen er en forståelse av det vi kan kalle vårt samfunnsoppdrag. Det er knyttet til hvordan vi forstår hensikten bak organisasjonens vi opererer i utover kpi’er og finansielle mål, og hva vi etisk sett kan og ikke kan gjøre for å utføre dette oppdraget. Betydningen av en felles forståelse av intensjonen taes opp i neste ukes bloggpost: «Det vi tar for gitt, men ikke burde; om intensjon og formålsnivå»
2 Vurdering av kontekst
Jeg har ovenfpor poengtert samspillet mellom gruppen samspill og teamets kontekst når det gjelder dets prestasjon, og hva vi må vektlegge i teambyggingen. Dette utdypes videre i blogposten «Hvordan sikre vårt omdømme; teamprestasjon skapes ikke i vakuum, men i en kontekst»
3 Teamsammensetning
Det er mange myter når det gjelder hvordan vi best setter sammen gode team. Så og si alltid er sammensetting av team en nokså pragmatisk prosess og innebærer lite magi. Men for å få teamet du har fått i fanget til å fungere, er det viktig å vite hva som må gjøres og hva som skal til. Blogpost: «Sammensetning av Team»
4 Oppstart og oppfølging (K2)
Om du er så lykkelig at du har fått et team som er helt ubesudlet av tidligere erfaring og samspill, har du sjansen til å gi dette teamet en pangstart. Hvordan du oppnår det er tema i blogposten «Oppstart og oppfølging av team»
5 Fallgruver
Det er en rekke feller du kan gå i under forsøket på å etablere og utvikle team, og mange av dem kommer på glanset papir i fire farger. En gjennomgang av de fallgruvene som vi av erfaring lettest havner i, er tema for «Fallgruver i arbeid med teamutvikling»
6 Teamledelse
Dette har vi så vidt vært innom ovenfor, men utdypes i posten «Teamledelse»
7 Teamprosessen
Helt fra første blogpost i denne serien har jeg vektlagt prosessen som det viktigste målet for teambygging. Det er den som styrer effektivitet og prestasjon i team. Alt annet er uinteressant om den feiler. Et viktig poeng er at teammedlemmene oftest ikke er bevisst prosessen i eget team. Vi kan derfor ikke bare spørre i klartekst hvordan prosessen fungerer. Hvordan vi kan kartlegge og jobbe med prosessen er tema i posten «Samspill, psykologisk trygghet, opposisjon og tillit»
Teamprosessen utdypes videre i de tre neste blogpostene som tar for seg sentrale elementer av gruppeprosessen:
(8) Polarisering og gruppedynamikk
Håndtering av uenighet og klikkdannelse i posten «Polarisering og konflikt»
(9) Innflytelse og likeverdige bidrag
Hvordan sikrer vi at alle får bidratt med sine ressurser i posten «Hvordan sikre innflytelse og likeverdig bidrag»
(10) Sosial situasjonsforståelse
Hva skal til for å unngå at vi snakker forbi hverandre og hvordan oppstår skinn(u)enighet. Blogpost «Hvorfor oppstår misforståelser; om sosial situasjonsforståelse»
Vi sees igjen neste onsdag kl. 1300 i Blogposten «Det vi tar for gitt, men ikke burde; om intensjon og formålsnivå»