Bilde:silvilforsvaret.no Bilde: Anette Westgard – Statoil
Bakgrunn og behov for prosjektet.
De siste års utvikling av det internasjonale risikobildet har endret vårt syn på hva operativ ledelse innebærer. Vurderingen av den internasjonale terrorsituasjon, evalueringen av utblåsingen i Mexicogulfen og “22 juli”-rapporten er alle eksempler på hvordan synet på operativ ledelse er under endring. Utilstrekkelig antiterrorberedskap og sikring av oljeinstallasjoner kan få store samfunnsmessige konsekvenser og har i dag stor oppmerksomhet.
De nevnte evalueringene viser at tradisjonell organisering og tenkning har vist seg å ikke møte de krav som stilles ved den økte kompleksiteten vi i dag står overfor. Tidligere praksis innen operativ ledelse har fokusert sikkerhetsprosedyrer og regelverk på den ene siden og team og kommunikasjon på den andre. Det har vært faglig uenighet om hva som er viktigst, mens praksis har vist at hverken regler eller kommunikasjonstrening er tilstrekkelig. Dette er forhold som forsterkes av økt bruk av avansert teknologi og virtuell kommunikasjon (for eksempel ved landbasert styring av off-shore installasjoner) og redusert tid til vurdering og beslutning.
Bilde: sivilforsvaret.no
De nevnte evalueringene peker på at omfanget av katastrofene kunne vært redusert om lokal beslutningskraft hadde vært større siden tid er en avgjørende parameter. For at desentral beslutningsmyndighet ikke skal føre til kaos, fordres det at operative mannskap og ledere kan lese situasjonen korrekt og handle i tråd med oppdragets intensjon. Som evalueringene viser, kan dette innebære å bryte gjeldende prosedyrer om de i den gitte situasjonen hindrer løsning av oppdraget.
Det å mestre slik situasjonsforståelse og evne (mot) til å handle lokalt fordrer både forståelse av hvordan gruppeprosesser påvirker persepsjon og beslutning og forståelse av grunnlaget for de prosedyrer som gjelder. Dette er ferdigheter som hverken kan læres gjennom tradisjonell undervisning eller tradisjonell teamtrening (Crew Resource Management), men fordrer modning og helhetsforståelse som kun utvikles over tid og i den organisasjon hvor operativ ledelse skal virke.
Dette prosjektet vil svare på disse utfordringene ved å utvikle et undervisningstilbud som kan kjøres over tid i egen organisasjon, hvor analyser av reelle (i sanntid) operative situasjoner brukes for å knytte kunnskapen til de spesifikke kvar organisasjonen ser stilt overfor. Disse analysene kan være grunnlag for erfaringsutveksling på webinarene hvor flere bedrifter/institusjoner deltar. For å oppnå dette er IKT-støtte helt nødvendig.
Det er et stort og økende behov for denne kompetansen i vårt samfunn og det foreligger ingen adekvate tilbud i Norge idag. De som trenger denne blir sendt til utenlandske institusjoner, i hovedsak i USA. Vi vet at overføringsverdien fra undervisning utenfor egen institusjon til operativ praksis er liten. Vi mener at prosjektets forslag om bred IKT støtte vil muliggjøre nærhet til problemstillinger i egen organisasjon og at undervisningen kan gå over lenger tid uten for stor kostnader samtidig som vi kan få etablert et konstruktivt læremiljø. Alle disse faktorene vil bidra til større overføringsverdi og effekt av undervisningen.
Prosjektets viktigste mål og resultater
Prosjektets mål er å utvikle et IKT basert undervisningstilbud for desentral opplæring av ledere, prosjektledere og deltagere i operativ virksomhet (beredskap, off-shore, kraftleveranse eller risikoutsatt industri).
Dette målet skal realiseres gjennom å utvikle (evt ta i bruk):
- en fleksibel undervisningsplattform basert på eCampus løsninger for administrasjon og webbaserte forelesninger
- tilpasset materiell og kurslitteratur
- bærbare elektroniske sensorer for innsamling av atferdsdata i sanntids interaksjon i teamene (samarbeid med MITs Human Dynamic Laboratory)
- standardiserte kategorisystem for analyse av atferdsdata (f.eks. SPGR)
- fora/systemer for rask tilbakemelding på teamarbeider etter sanntids interaksjon
- praksis for webinars for deling av erfaringer
Prosjektet vil utvikle en portefølje av standardiserte moduler med evidensbasert kunnskap som inkluderer webbaserte forelesninger, litteratur og materiell. Den enkelte bedrift/deltager vil kunne gjennomgå disse etter en fleksibel plan. Det vil dog bli lagt opp til noen sentrale milepæler (webinars) som forutsetter en felles progresjon. Det unike med dette prosjektet er at det legges opp til sanntids observasjon og tilbakemelding på teamenes interaksjon i reelle operative situasjoner. Systematisert og automatisert observasjon slik foreslått i dette prosjektet er aldri før gjort.
Ved å kunne måle sanntids interaksjon i teamene under reelle og pressede situasjoner med umiddelbar tilbakemelding og refleksjon, vil vi være istand til å øke deltagernes bevissthet om de prosessene som styrer valg av handling og sentrale beslutninger som ble tatt. Dette vil øke deltagernes forståelse av egen funksjon som team og om deres handlinger er i tråd med oppdragets intensjon.
For team i pressede operative situasjoner er felles situasjonsforståelse, basert på forståelse av overordnet intensjon, kritisk for vellykket utførelse av oppdraget. Automatiserte handlingsmønstre har vist seg umulig å endre ved tradisjonelle pedagogiske teknikker, og i enkelte tilfeller har generell teamtrening (CRM) forsterket uheldige mønstre. Erfaringer fra forsvaret er at realistiske øvelser, preget av uforutsigbare situasjoner med umiddelbar tilbakemelding og refleksjon, er eneste mulighet for å oppnå nødvendig situasjonsforståelse. Det er få organisasjoner som har mulighet til å bruke store nok ressurser på slike øvelser, gitt de krav som stilles til daglig drift. Ved å bruke reelle situasjoner i et så fleksibelt studieopplegg at refleksjon og læring kan skje når situasjonen oppstår, vil vi kunne oppnå samme (kanskje bedre) effekt uten driftsmessig tap.
Resultatet av dette prosjektet blir et tilbud hvor deltagerne får undervisning i form av webbasert tilbakemelding på egen (team-) prestasjon i sin daglige virksomhet i ulike krevende situasjoner, samt webbasert undervisning i teoretiske emner og et virtuelt læringsmiljø. Utvikling av operativt lederskap krever modenhet som kun kan utvikles over tid. Utstrakt bruk av innovative IKT-løsninger muliggjør dette uten store kostnader og med direkte tilknytning til egen arbeidssituasjon.
Ved å innhente interaksjonsdata fra teamene, vil vi direkte kunne måle om undervisningen har effekt. Siden vi har mange års erfaring med at tilsvarende evaluering av militære øvelser er pålitelig, vil vi kunne bruke de samme kriteriene. Forskjellen er hvordan dataene samles inn.
Undervisning i «Operativ ledelse»
Foruten å generer ny kunnskap om dynamikken i operative situasjoner, vil det mest konkrete utkomme av dette prosjektet er et strukturert undervisnings-/treningsopplegg i operativ ledelse.
Mål:
Emnet skal gi deltagerne faglig innsikt i hvilke mekanismer som påvirker en operativ virkelighet, hvordan mennesker reagerer i kriser, samt hvordan relasjonelt samspill påvirkes av kontekst som organisasjon, teknologi og prosedyrer. Å øke evnen til å forstå en aktuell krisesituasjon og handle på bakgrunn av oppdragets intensjon, er det primære målet med kurset. Gjennom denne innsikten skal deltagerne bli bedre i stand til å forebygge ulykker og lede team i krisehåndtering.
Tentativ emnebeskrivelse:
Emnet skal bidra til utvikling av eget lederskap i tillegg til å gi innsikt i hva operativt ledelse innebærer. Kurset vektlegger balansen mellom teknologi, prosedyrer og reglement på den ene siden og relasjonskvalitet og organisasjon på den andre. I tillegg vektlegges operative element definert som evnen til å lese situasjonen i lys av en forståelse av overordnet intensjon. Kursets utgangspunkt er at det er kun når balansen mellom disse tre elementene er optimal at kriser kan møtes på en adekvat måte.
Kurset som blir prosjektets overordnede resultat, vil være modulbasert og der hver modul støttes av digitale ressurser og verktøy med avgrensede kunnskaps og ferdighetsmål. Den enkelte virksomhet kan således skreddersy løsningen i forhold til virksomhetens spesielle behov. Siden vi i utgangspunktet ser for oss at evalueringsgrunnlaget for kurset er en rapport, vil samme kurs kunne fremstå forskjellig for å møte spesifikke bedriftsbehov.
Innen de virksomhetstilpassede versjoner av kurset, vil deltagere oppleve stor fleksibilitet. Deltagerne kan fullføre enkeltmoduler når og hvor det passer dem og bedriften kan velge å analysere de situasjoner som girbest læringsutbytte.
En forutsetning for virksomhetstilpasning vil være at kunnskap og øvelser definert i en basiskjerne oppfylles. Deltagelse på sentrale webinarer er også en forutsetning for virksomhetene. Dette for å sikre erfaringsoverføring og kvalitetsforbedring av kurset. Dette skulle ikke begrense tilbudets fleksibilitet.
Gitt det økende press på tid og ressurser i dagens virksomheter og spesielt de som ligger innenfor målgruppen til dette prosjektet vil den fleksibilitet vi ønsker å oppnå være en unik fordel. Vi kan tilby en kompetansehevning med minimalt fravær fra daglig drift og en betydelig større overføringsverdi enn tradisjonell undervisning kan gi. Dette er spesielt viktig for både private og offentlige beredskaps organisasjoner.
Webbasert undervisning og formidling muliggjør en tilpasning av tid og bruk i de situasjoner som gir best læringsutbytte. IKT-basert evalueringsteknologi muliggjør innsamling av evalueringsgrunnlaget når det er mest aktuelt for læringsutbytte, og ikke når det passer inn i en organisert undervisningsplan. De få fellessamlingene (alle deltagere på tvers av organisasjoner) det legges opp til vil ha som formål å identifisere når slike evalueringer passer foruten verdifull erfaringsutveksling.
Pedagogikken er i stor grad problem- og erfaringsbasert, med hyppige og konkrete tilbakemeldinger hvor teori og tidligere empiri knyttes til de aktuelle situasjonene som vurderes. Bruken av IKT muliggjør individuell oppfølging kombinert med erfaringsutveksling mellom deltagerne på samme «team» i den enkelte organisasjon.
Grunnlaget for de IKT-løsninger som skal gi data fra direkte interaksjon under reelle operative situasjoner, er allerede forsøksvis tatt i bruk ved MIT medialab. Gruppen Human Dynamics Laboratory har utviklet sensorbrikker med kapabilitet for dette formålet. For at disse sensorbrikkene skal kunne brukes i dette prosjektet, må det utvikles programmer og algoritmer for å systematisere og beregne dataene brikkene registrere. Disse algoritmene må baseres på teoretiske modeller for menneskelig interaksjon slik at resultatene fra registreringene gir mening i tilbakemeldingen til deltagerne. I dette arbeidet må prosjektet delvis trekke på ekstern ekspertise.
Bilde: Harald Pettersen – Statoil
Evaluering av prosjektet
Prosjektet vil bli evaluert på flere nivå og tidspunkter. For hver halvårlig milepæl er det lagt opp til en evaluering av prosjektets progresjon og resultater. Milepælsevalueringen vil omfatte følgende nivåer: generering av ny kunnskap, produksjon av moduler, produksjon av læremateriell, utvikling av IKT-systemer, beslutninger om valg av støtteverktøy, formidling, samarbeide og kostnadskontroll.
Vi legger opp til en prosjektperiode på tre år som inkluderer kontinuerlig evaluering av tiltak og pedagogisk modell. Dette innebærer at hver modul ferdigstilles i en iterativ prosess, slik at når prosjektperioden er over, er ferdig kurs gjennomført og evaluert. Vi håper på oppstart primo 2014 og slutt ultimo 2016. I vårsemesteret 2017 vil et ferdig gjennomtestet opplegg kunne tilbys.
Formidling
For å lykkes vil prosjektet måtte generere ny kunnskap. I tillegg til formell rapportering vil derfor resultatene fra de studier som gjennomføres bli publisert i relevante vitenskapelig journaler og som forskningsarbeider. Vi har skissert å ta inn seks masterstudenter pr år og to til fem ph.d.-kandidater i prosjektperioden. Alle disse vil produsere arbeider som vil bli offentlig tilgjengelige både som avhandlinger og artikler.
Siden vi har grunn til å anta at dette arbeidet vil få stor oppmerksomhet om det blir realitet, vil vi bruke ressurser på populærvitenskapelige fremstillinger i fagpresse og øvrige media.
Vi ser også for oss et årlig seminar hvor prosjektets resultater presenteres og hvor fagpersoner trekkes inn for å dele relevant kunnskap. I forbindelse med slike seminar vil vi vurdere workshops over spesifikke problemstillinger som er fremkommet i prosjektperioden.
Vi ser det også naturlig å produsere et «news-letter» for prosjektet som kan distribueres via egnede sosiale medier. Prosjektet vil ha sin egen webside.
Samarbeid
For å lykkes må prosjektet ha et nært samarbeid med næringslivet og institusjoner hvor operativ ledelse er sentralt for suksess. Per i dag har prosjektet avtale med Statoil ASA og Sjøkrigsskolen som vil delta gjennom hele prosjektperioden og være representert i prosjektets styringsgruppe. Prosjektet vil også samarbeide med andre forskningsinstitusjoner og andre norske bedrifter. Siden prosjektet representerer et nybrottsarbeid, ser vi et åpent samarbeid med eksterne parter som en sentral suksessfaktor i prosjektet.
Prosjektets målsetning er i tråd med IØT/NTNUs visjon for 2020:
«Institutt for industriell økonomi og teknologiledelse (IØT) har som langsiktig visjon å bli
”NTNUs School of Technology Management”. Dette er vårt bidrag til NTNUs visjon om
”NTNU 2020 – Internasjonalt fremragende”».
Med følgende sentrale spesifiseringer:
- skal ha den beste Executive-utdanningen i Norge med fokus på teknologiledelse
- være den foretrukne leverandør av etter og videreutdanning for uteksaminerte kandidater fra sivilingeniørstudiet i industriell økonomi og teknologiledelse (MTIØT).
- lede minst ti forskningsprosjekter i samarbeid med industrikonsern.
Prosjektet vil være knyttet opp mot den profilerte executive-utdanningen Master of Technology Management (MTM). MTM er et samarbeid mellom NTNU og NHH samt MIT, Standford, National University of Singapore og Chalmers. MTM fokuserer problemstillinger er sterkt i tråd med prosjektets målsetning. Deltagerne på MTM er også beslutningstakere for prosjektets målgruppe. Kontakten med MIT gjennom MTM, er også vår døråpner for det nevnte samarbeid med MIT medialab.
MTM har også tilknyttet en «næringslivs»-ph.d. fra kraftbransjen (TE), som vil bidra inne i prosjektet og også sikre forankring i denne bransjen.
Prosjektorganisering
Prosjektleder og ansvarlig for prosjektet vil være Endre Sjøvold som er ansatt ved IØT/NTNU og vil ha ansvar for det personell som trekkes inn fra institusjonen og veiledningsansvar for involverte ph.d. og masterstudenter. Endre Sjøvold har arbeidet med utvikling av IKT-baserte undervisningsløsninger og som konsulent og forsker innen operative virksomheter de siste tretti årene. Frode Heldal fra HIST handelshøgskolen er med i prosjektledelsen. Frode Heldal har arbeidet med team- og organisasjoneutvikling i over ti år. I tillegg vil vi trekke inn seks masterstudenter (pr år) og to (til fem) ph.d.-kandidater som aktive deltagere i prosjektet.
Styringsgruppen består av representanter fra de primære samarbeidpartnerne og institusjonene. Referansegrupper blir etablert under ulike faser av prosjektet basert på de spesifikke faglige behov. Deltagere i pilottesting av program og treningsopplegg vil også fungere som referansegrupper.
Hva får samarbeidspartnerne igjen for å delta
Prosjektet vil i seg selv generere ny kunnskap som blir publisert og gjøres tilgjengelig for samarbeidspartnerne. Denne kunnskapen er i utgangspunktet praktisk rettet og informasjonen skal gjøres så anvendelig som mulig. Kurs og treningsopplegg blir også stilt til rådighet for samarbeidende institusjoner og bedrifter.
Pilot og forskningsarbeidet vil generere bedriftsspesifikk kunnskap om områder som for eksempel teamprestasjon og potensial for forbedring og mer effektiv organisering. Selv om slik bedriftsspesifikk informasjon ikke vil komme frem i noen offentlige publikasjoner, vil dette kunne meldes tilbake til bedriften for internt bruk i dens forbedringsarbeid.