Blogg #8 i serien “Hvordan bygge team“
Det er ved oppstart av teamet ditt du legger grunnlaget for suksess, og er derfor det viktigste du gjør. Hele hensikten med å etablere team er at den kompetansen og de erfaringene den enkelte har blir felleseie og kan forvaltes som det.
Teamets normer etableres svært raskt; vi snakker om minutter. Normer er kjøreregler for hvordan medlemmene samhandler, oppfatter omgivelsene og vurderer krav som stilles fra kontekst og oppgaver. Det er i oppstarten av teametarbeidet du har størst mulighet for å etablere formålstjenlige normer, og det er derfor helt kritisk hvordan oppstarten gjennomføres.
Etter en vellykket oppstart er det viktig å regelmessig følge opp teamet. Vi mennesker er vanedyr og aksepterer lett det som skjer regelmessig, hyppig og som ikke ikke er vanskelig å gjennomføre. I denne sammenhengen er det verdt å minne om definisjonen på teambygging:
“Teambygging er langsiktig, systematisk og målrettet arbeid med de arbeidsoppgaver og i den konteksten teamet skal operere, hvor hensikten er å øke teamets ytelse iforhold til omgivelsenes krav.“
Gjør det enkelt!
Et prinsipp som jeg har lært gjennom dyrekjøpt erfaring, er at alt som oppleves som komplisert, har et stort skjemavelde eller skal registreres rundt omkring, aldri vil fungere. Et godt råd er at uansett hva du gjør, gjør det enkelt. Dess mer formalisme du lager rundt oppstart og oppfølging av teamet, jo mindre sannsynlig er det at du lykkes.
Jeg skal nedenfor gi mine tips for hva jeg har erfart er smart å legge vekt på. Disse er basert på min erfaring fra de siste førti årene med team og teamarbeid.
K2 den magiske nøkkelen
Uansett formålsnivå, er noe av det viktigste for et teams suksess, at medlemmene opplever at de kan si fra om noe går galt uten frykt for sosiale sanksjoner. Den gjensidige tilliten dette forutsetter, har i de senere år blitt populær under betegnelsen psykologisk trygghet etter Amy Edmondson studie fra team i sykehus (1999).
Som sagt etableres teamets normer svært raskt. En mye utbredt myte om oppstart av team, er at det er viktig å bli kjent under trivelige, hyggelige og harmoniske betingelser. Vi starter med en god middag eller gjør noe ufarlig og gøy sammen. Tanken er at det å “bli kjent” under slike betingelser gir grunnlag for at medlemmene senere blir i stand til å si fra, vise opposisjonen og åpent dele. Det er ingenting som er mer feil!
Dess lenger du lar teamet være i harmoniens svøpe, jo mindre sannsynlig er at noen av disse medlemmene kommer til å si fra når det trengs. Normer etableres raskt og befestets sterkere dess lenger du gjør det som støtter dem. «Bli kjent» aktiviteter bygger normer som sier at i dette teamet skal vi ha det hyggelig og ikke prøv å ødelegge den gode stemningen.
Etter min erfaring må du så raskt som mulig, og allerede de første minuttene, i møte med ditt nye team innføre det vi har kalt K2 eller Konstruktiv Konfrontasjon. Dette er en spørrende, undersøkende kommunikasjonsform som i prinsippet er enkel, men kompllisert å få til. Enkel fordi den kun innebærer å (1) si stopp (konfrontasjonen), (2) skissere hva du oppfattet og derved gi den andre muilighet til å forklare eller korrigere og (3) annerkjenne svaret du fikk. De to siste punktene er de konstruktive elementene. Komplisert fordi vi er så redde for å miste ansikt, såre andre eller ødelegge den gode stemningen. Mer om Psykologisk trygghet og K2 kan du lese i en blogpost fra 2020: Psykologisk trygghet, opposisjonsfunksjoner og gruppeprosess.
For å etablere funksjonelle normer, må du gå foran som et godt eksempel ved å bruke K2 fra første sekund. Opplever du at noe blir uklart formulert, spør hva som var ment på en vennlig måte. Ser du reaksjoner som ikke blir tatt tak i, stopp og sjekk ut hva som hendte. Etterhver skjønner hele teamet at det er slik vi gjør det her, og du er godt igang med å skape superteamet.
Dess raskere du greier å sikre en konstuktiv konfronterende (K2) kommunikasjon, jo lettere kommer også den sosiale harmonien. Dette er ikke så rart. Når alle i teamet er trygge på at de kan si fra når det trengs og si akkurat hva de mener selv om de er usikker på om det kan virke litt dumt eller sårende, vil de rakst vite hvor de har hverandre og ikke være redde for å bli baksnakket eller misforstått. Da først har vi en ekte trygghet, og da først får vi en ekte harmoni og hygge i teamet. Tenk bare på hva som karakteriserer en god venn som du har tillit til; Dere har et godt forhold nettopp fordi du vet du kan si hva du vil og du alltid får en ærlig tilbakemelding.
I denne prosessen med å bygge K2 er det noen tema som som bør inngå. Alle er samtidig viktige å få avklart tidlig for teamets fremditige prestasjon.
Intensjon
De mål og overodnede oppgaver samt den strukturen teamet må forholde seg til, er så og si alltid (relativt) klare. Men under et prosjekt vil alltid uforutsette ting oppstå, og ofte står et teammedlem alene om beslutninger som må tas nå (!). Kanskje innebærer den riktige beslutningen brudd med prosedyrer og formelle regler. Da gjelder det å ha disktutert og bearbeidet det som man på militærskt ville kalle oppdragets intensjon.
Intensjonen er det som overordnet skal oppnås, hensikten med vår eksistens som team og hvilket spenn av virkemidler vi kan tillate oss. Om intensjonen er gjennomarbeidet i felleskap og således delt, vil den være en rettesnor som sikrer autonomi, effektivitet og samtidig at alle drar i samme retning.
Kartlegging av kompetanse og erfaring
Som sagt er den eneste grunnen til å jobbe i team at det den enkelte har med seg inn i sammarbeidet blir felleseie og derfra kan utvikles gjennom medlemmenes ulike perspektiver og bakgrunn. Det er derfor smart å bruke tiden under teamets oppstart til å dele den kunnskap og erfaring medlemmene har og da både den som umiddelbar sees som relavant og den erfaring den enekelte har fra andre områder. Du vet aldri på forhånd hva du trenger i løpet av et prosjekt. I tillegg vil en bred tilnærming også få frem eventuelle felles interesseområder som kan bringe medlemmene nærmere hverandre.
Ikke glem at den enkeltes nettverk, kontakter og tidligere forbindelser, en en viktig del av temets kompetanse.
Oppfølging
Innledningsvis anbefalte jeg sterkt å gjøre ting enkelt. Dette gjelder også oppfølging. Som definisjonen av teambygging innebærer, er det den jevnlige oppmerksomheten på hva som skjer mellom medlemmene i teamet som gir effekt. Events og engangsforeteelser har ingen virkning på teamets prestasjon. En 5 minutters debrief etter hvert møte eller teaminteraksjon, vil derimot over tid gi betydelig effekt. Og ikke minst det koster ingenting.
En slik debrief må omfatte hva som hendt under teaminteraksjonen; ble noen overkjørt, oppstod det polarisering eller misforståelser. Ikke bruk for mye tid og ikke legg for mye føleser i dette. Konstater og bli enig om hvordan dette kan ungås i neste interaksjon. En T-konto hvor venstre kollonne lister hva vi synes var bra i dette møtet (pluss), og hvor det på høyresiden listes noen punkter som vi kunne gjort bedre (delta), er nok. Start så neste møte med å minne om deltapunktene fra sist og avslutt møtet med en ny T-konto (pluss -delta).
Thats’s it!
Vi kommer tilbake til noen av disse temaene i bloggposten 10 mai: «Samspill, psykologisk trygghet, opposisjon og tillit». Neste onsdag den 03 mai vil jeg diskutere noen “Fallgruver i arbeid med teamutvikling”.
Beste hilsener Endre
Tidligere poster i denne serien:
1 Hvordan bygge team; en bloggserie
2 Team; hva og hvorfor?
3 Hva skiller effektive grupper og prestasjonsteam
4 Hvordan bygge team; prinsippene
5 Det vi tar for gitt, men ikke burde; om intensjon og formålsnivå
6 Hvordan sikre vårt omdømme; teamprestasjon skapes ikke i vakum, men i en kontekst
7 Sammensetning av Team
8 Oppstart og oppfølging av team (i dag)
Hva kommer (onsdager kl 1300):
9 03 mai: Fallgruver i arbeid med teamutvikling
10 10 mai: Samspill, psykologisk trygghet, opposisjon og tillit
11 24 mai:Polarisering og konflikt
12 31 mai Hvordan sikre innflytelse og likeverdig bidrag
13 07 juni: Hvorfor oppstår misforståelser; om sosial situasjonsforståelse